Организация праздника, план проведения

С чего начать организацию праздника или готовимся заранее

Украшение зала не готово, приглашения не разосланы, а директор с обреченным видом капает себе валерьянку? Так иногда выглядит ситуация в канун праздника. Как не попасть в ловушку дедлайна и сделать проведение праздников комфортным и без стресса? Заблаговременная подготовка к мероприятию станет залогом того, что все пройдет спокойно.

С чего начать организацию праздника или готовимся заранее Праздники

Список дел

  1. Составьте подробный план действий. Сначала это будет черновой вариант. По мере того как проведение праздника будет приближаться, список дел расширится. Во время подготовки возникает много нюансов и их также нужно включать в план. И начинаем действовать. Главный совет – не хвататься за все дела сразу, а вести подготовку постепенно, чтобы не запутаться и не упустить что-нибудь важное.
  2. Определитесь с датой и бюджетом. Проведение праздников – затратная статья расходов. При отсутствии опыта рекомендуем ориентироваться на сумму около 70% от изначально запланированного бюджета. Ведь расходы, как правило, всегда выше из-за каких-то мелочей, которые невозможно просчитать заранее. То есть 30% — ваша подушка безопасности, чтобы вписаться в определенную сумму.
  3. Составьте список гостей. Даже если это корпоратив и всех сотрудников оповестят почтой или на собрании.
  4. Выберите место, где будет проходить событие. Проведение праздников в летнее время осложняется тем, что рестораны, открытые площадки и загородные дома бронируются заранее и найти хорошее место за 5-10 дней до события просто нереально. Также заранее расписываются места в декабре, когда проводятся новогодние корпоративы.
  5. Назначьте встречу с представителем ивент-агентства, который делает проведение праздников и снимите, тем самым, с себя огромную часть работы. Или займитесь самостоятельно десятком дел, в том числе флористикой, оформлением помещения и составьте сценарий торжества.
  6. Выберите и наймите фотографа и видеооператора. Назначьте личную встречу с ними. Обсудите концепцию торжества, посмотрите их портфолио с проведения праздников. Обсудите ваши пожелания, четко обозначив фронт работ. Обязательно заключите договор.
  7. Сообщите приглашенным о дресс-коде. Если вечеринка предстоит в необычном стиле – подготовьте дополнительно атрибуты для тех, кто проигнорирует ваши пожелания. Например, для карнавальной ночи приготовьте несколько масок и раздайте тем гостям, кто придет без костюма.
  8. Позаботьтесь о меню. Хорошо, если на месте проведения праздника есть кухня. А если это выездное мероприятие, найдите компанию, которая занимается кейтерингом и обсудите с ней подробности и формат проведения праздника.

И самый главный совет – делайте все заранее. А если хотите быть спокойным и не переживать о подготовке мероприятия, закажите организацию праздника под ключ. Ждем вас в уютном офисе «МУР».