Встреча гостей

 

Welcome зона – это первое, куда попадают гости мероприятия. Именно здесь их встречают хозяева или специально приглашенные для этого люди.

Организовывая мероприятие, легко забыть, что первое впечатление – важнее всего. А формирует его именно встреча гостей. Не только празднично украшенный зал и хороший стол являются залогом удачного торжества. На изначальное настроение гостей влияет именно то, как к ним отнеслись с первой минуты. Для этого нужно не только разослать приглашения, но и встретить приходящих так, чтобы они почувствовали, что их очень ждали.

Встреча гостей

 

Организация welcome зоны

Так называемая welcome zone – помещение или часть его, отведенная специально для встречи гостей. Это своего рода рецепция мероприятия. Когда человек приходит на корпоратив, юбилей, или свадьбу, уже на пороге у него возникает несколько вопросов, на которые он хочет получить ответы. Welcome зона должна помочь их решить, а именно разобраться со следующими сложностями.

  1. Приветствие. Те же молодожены на свадьбе не могут стоять в дверях, приветствуя своих гостей. Для этого ивент-компания предоставляет своих сотрудников, которые быстры, дружелюбны и останутся на месте, пока все гости не будут приняты и рассажены по местам.
  2. Верхняя одежда. В холодное время года люди, конечно же, будут приходить в верхней одежде. Ее следует принять у них сразу же возле входа. Если гардероб не размещен непосредственно в welcome zone, то гостей проводят к нему. Для этого на приеме при встрече гостей стоят несколько человек, что проблематично организовать без помощи ивент-агентства.
  3. Размещение по местам. Если событие организовано не в форме фуршета, то большое количество гостей сразу же не смогут занять свои места – им необходима будет помощь хост-персонала.
  4. Размещение детей. Встреча гостей на юбилее или другом семейном торжестве сопряжена с необходимостью разместить детей за специальными детскими столами. Ведь для них составляется особое меню и ставится подходящая мебель. Если надо – вручим аниматора.

Встреча гостей

 

Как встречают гостей на разных событиях

Встреча гостей на свадьбе или юбилее отличается от того, как их принимают на корпоративах и тренингах. Во-первых, тема мероприятия определяет, как одет персонал и каким будет приветствие. Во-вторых, на дни рождения, юбилеи и свадьбы люди приходят с подарками, которые необходимо где-то сохранить до момента вручения. В зависимости от пожеланий заказчиков, ивент-агентство по встрече гостей может организовать отдельную зону, где будут сложены подарки. Во время праздника в определенный момент те, кому они предназначены, смогут их открыть и поблагодарить гостей.

Корпоративные дневные мероприятия и тренинги нередко начинаются с кофе-тайма перед официальной частью. Приходящих нужно встретить, провести к фуршетным столам и показать, где они могут разместиться после. В зависимости от специфики события, встречающие также предлагают гостям бейджики с именами и записывают их в книгу посещения. Профессиональные агентства по организации событий всегда стараются смягчить официоз дружелюбными, улыбчивыми администраторами приема.

 

Доверьтесь профессиональному агентству

Безусловно, можно попробовать организовать встречу гостей на своем празднике самостоятельно. Вам для этого потребуется люди, которые умеют решать вопросы быстро, четко и с улыбкой – для работы с верхней одеждой, размещением, решением экстренных вопросов. Сложно ожидать, что это получится у тех, кто никогда раньше этим не занимался.

Чтобы событие запомнилось приглашенным, и они еще долго его хвалили, доверьте встречу гостей на мероприятии компании «МУР». Мы знаем все о правильной организации приемов.

Встреча гостей