Масштабное мероприятие отличается от дней рождений, корпоративов и юбилеев тем, что праздник собирает огромное количество людей, не знакомых друг с другом. Организация мероприятий такого уровня требует специальных навыков.

Дело это хлопотное, но увлекательное. Приходится учитывать огромное количество подготовительных мероприятий от выбора места проведения до получения специальных разрешений и подряда охранных структур. Расскажем, как избежать основных ошибок, заработать хорошую репутацию и провести в итоге массовое мероприятие на высоком уровне.

С чего начать

С плана. Это основной документ на время организации массового мероприятия. Определите, какие пункты будут включены, кто за них отвечает и к какому сроку каждый из пунктов должен быть выполнен.

Вот приблизительный список:

место проведения;
хостес;
ведущий;
музыкальное сопровождение;
обеспечение едой и напитками;
сувенирная продукция;
спонсоры;
пригласительные;
приглашение медийных персон;
реклама;
договора со скорой помощью, пожарными и полицией
шоу-пограмма;
встреча, трансфер и расселение приглашенных спикеров и т. д.

Чем масштабнее организация мероприятий, тем больше список дел.

Варианты, как проходит организация мероприятий

Выполнить все подготовительные работы одной компании практически невозможно, особенно если это крупный фестиваль или концерт. Необходимо определиться с подрядчиками и составить план кто за что отвечает.

Лучше заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи, чем искать универсального, предлагающего под ключ сразу несколько вариантов. В случае форс-мажора на нем будет завязано слишком много, чтобы так рисковать.

Руку на пульсе

Организация мероприятий, особенно массовых, требует постоянно контроля со стороны организатора. Ничего нельзя пускать на самотек. Вникать в каждый пункт программы подготовки, чтобы быть уверенным, что все будет готово ко времени начала. Не факт, что подрядчик понял все точно, ничего не упустил из виду.

Как видите, организация мероприятий, особенно массовых – это кропотливый масштабный труд. Его успех во многом зависит от четкого планирования и надежных подрядчиков. На таком событии обычно присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе. Поэтому здесь нет права на ошибку. Доверить его профессиональному агентству — самый беспроигрышный и выгодный вариант.